Formation Professionnelle Continue


Développer un système d'archivage électronique performant

Les Objectifs

Cerner le cadre réglementaire de l'archivage électronique Maîtriser les technologies, outils et solutions existantes : supports, formats, progiciels...

Durée de la formation

3 Jour(s)

Description de la Formation

Déroulement

      Jour 1 de la formation : LES ENJEUX DE PERENNITE DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES

  Les archives électroniques : place dans l'entreprise et intégration au système d'information

- Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents : origine, typologie, formats, production, gestion, original et copie, stockage et relecture des données
- L'archivage électronique au sein du système d'information

  Mesurer l'importance des archives vitales

- Quelle différence entre documents vitaux et documents sensibles ?
- Exemple d'archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks...

·         Le cadre légal de l'archivage électronique

  Le cadre légal de l'archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions

- La signature électronique et la loi du 13 mars 2000 : confidentialité, tiers de confiance,certification électronique...
- Archiver la valeur probante des documents électroniques

 

·         Les normes organisationnelles et techniques applicables

  Comprendre les implications des normes de management de l'archivage électronique

- Impact de la norme internationale sur le Records Management, ISO/15489-1-2
- Positionner la Norme AFNOR NF Z 42-013 dans son cadre juridique, normatif et réglementaire.

 

  Point sur les normes techniques : support de stockage et format

- Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
- Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A

Cas pratique : dématérialiser les contrats clients avec l'application de la norme NF Z42-013

 

Jour 2 de la formation : CHOIX DES SOLUTIONS APPLICATIVES ET MISE EN OEUVRE

 Panorama de solutions matérielles et progicielles : solution interne ou externalisation ?

- CD, DVD, disque optique, microfilm : maîtriser les spécificités des différents supports de stockage
- Identifier les solutions logiciels applicatives : avantages et inconvénients
- Les choix de mise en œuvre et audit : coûts, avantages et inconvénients

  L'information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques

- Générer une information détaillée sur les documents eux-mêmes
- Les métadonnées relatives au document : information d'identification, de provenance, de contexte, de fixité, de gestion, préservation, de recherche...
- Les métadonnées relatives au système d'information : information sur les hommes, les techniques

  Point sur la fiabilité des solutions d'archivage électronique proposées

- Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel... : définition et comparaison
- Choisir les documents à conserver, à faire évoluer et arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents

Etude de cas : analyser une stratégie de migration technologique de documents électroniques

 

         CONDUITE DE PROJET ET CAHIER DES CHARGES

  La gestion du projet pour la mise en oeuvre : cahier des charges, appel d'offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires...

- Le démarrage de votre projet : information et formation au sein de votre entreprise
- Le déploiement du système après sa réalisation

Cas d'entreprise : construire une trame de cahier des charges de mise en oeuvre pour garantir le respect de la norme Z42-013.

La Cible
 Toute personne devant organiser l'archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et réglementaire  Responsable de services archives  Arc

Apports & Débouchés
• Comprendre les éléments matériels, logiciels et organisationnels pour une conservation pérenne, réglementaire ou/et patrimoniale des archives électroniques

Coût de formation en FCFA
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Les préréquis nécessaires
Cette formation s'adresse à toute personne impliquée dans des problématiques d'archivage électronique. Elle ne demande pas de pré-requis particulier.

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